Flottenmanagement Fahrtenbuch: Digitale Unterstützung

Digitale Unterstützung beim Flottenmanagement – wie man das elektronische Fahrtenbuch im Fuhrparkmanagement nutzen kann, um die Effizienz zu steigern

Die größte Chance, um Kosten einzusparen und steigenden Preisen entgegenzuwirken haben Gewerbetreibende, wenn sie energieeffizient handeln. Mittels hoher Energieeffizienz können die sichere Versorgung und der fortlaufende Betrieb gewährleistet werden. Das gibt Unternehmen und Angestellten mehr Sicherheit für die aktuelle Zeit und die Zukunft. Durch eine nachhaltige Senkung von Kosten in allen Bereichen können Firmen ihre eigenen Klimaziele erreichen, nachhaltiger wirtschaften und sorgen somit für ein angenehmes Umfeld mit ausreichend Struktur. 

Fuhrparksoftware sorgt für effizientes Arbeiten und erleichtert das Flottenmanagement

Die Verbesserung und Weiterentwicklung von Unternehmen sind der Grundstein für ein zuverlässiges Gewerbe mit einer guten Bilanz. Je nach Größe des Unternehmens gestaltet sich dieses Unterfangen zunächst als schwierig oder unübersichtlich, doch mit modernen Technologien und gut entwickelten Systemen ist es leicht, sich einen vollen Überblick über das Unternehmen und den eigenen Fuhrpark zu verschaffen. Der Fuhrpark ist in der Regel der größte Posten in Gewerbebetrieben, er verursacht laufende und unvorhersehbare Kosten, beispielsweise für Reparaturen. Doch auch Verspätungen oder Leerfahrten fallen ins Gewicht und sorgen für einen größeren Aufwand. 

Mithilfe moderner Systeme wie Telematik ist es möglich, sich einen umfassenden Überblick über jedes Fahrzeug zu verschaffen, der Fuhrparkleiter erhält eine Fülle an Informationen und kann jeden Dienstwagen besser verwalten. Hier ist keine manuelle Erfassung der Fahrer nötig, es reicht aus, die Fahrzeugdaten einmalig im System einzupflegen, doch im Vorfeld muss jedes Fahrzeug zusätzlich aufgerüstet werden, denn Telematik-Systeme funktionieren mithilfe von GPS.

GPS, kurz für Global Positioning System, beschreibt ein Positionsbestimmungssystem, welches basierend auf Satellitensignalen arbeitet. Hierzu senden die Satelliten in ihrer Position in regelmäßigen Abständen Signale aus, die das GPS-Gerät empfangen kann. Anhand der erhaltenen Informationen und der Dauer der Übertragung lässt sich die aktuelle Position des GPS-Gerätes bis auf wenige Meter genau bestimmen. 

Die GPS-Geräte müssen in jedem Fahrzeug der Fahrzeugflotte angebracht werden, um eine ganzheitliche Übersicht für den Fuhrparkmanager zu ermöglichen. Über die konstante Überwachung muss man die Fahrer zusätzlich informieren, sie müssen diesem Vorhaben zustimmen, zudem soll ersichtlich sein, wann das System Daten aufzeichnet bzw. wann es eingeschaltet ist. 

Alle Informationen laufen dann in der zugehörigen Software zusammen, diese kann man in der App des Anbieters oder auf dem Computer einsehen. So ist zu jeder Zeit ersichtlich, wo sich ein Fahrer aufhält und ob die vorgegebene Zeit eingehalten werden kann. Verspätet sich eine Tour aufgrund von Unfällen oder Staus, kann man den Fahrer umleiten und den Kunden informieren, das sorgt für reibungslose Abläufe und sichert die Kundenzufriedenheit. 

Mit einem digitalen Fahrtenbuch das Fuhrparkmanagement optimieren

Firmenfahrzeuge werden in einigen Fällen nicht nur für dienstliche Fahrten genutzt, je nach Vereinbarungen kann der Arbeitnehmer den Wagen auch für private Zwecke verwenden. Diesen Steuervorteil gilt es mithilfe eines Fahrtenbuchs zu dokumentieren, um den Finanzbehörden einen lückenlosen Nachweis übermitteln zu können. 

Hierzu muss jede Fahrt mit dem Dienstwagen, ob Privat- oder Dienstfahrt aufgezeichnet werden, mit Telematik-Systemen geht das vollautomatisch. Digitale Fahrtenbücher zeichnen geschäftliche Fahrten zuverlässig auf und lassen sich leicht von Privatfahrten innerhalb des Systems trennen, sie kategorisieren nach einiger Zeit selbstständig. 

Zusätzlich lassen sich in der App die Stammdaten zu Fahrer und Fahrzeug einpflegen, diese sind vor dem Zugriff Dritter zuverlässig geschützt und lassen sich jederzeit von autorisierten Personen abrufen. Fahrer und Unternehmen werden durch die digitale und automatische Fahrtenbuchführung entlastet, das digitale Fahrtenbuch erfasst jeden Kilometer in Echtzeit, den Zweck der Fahrt kann man anschließend eintragen. Doch die App lernt schnell und erkennt wiederkehrende Ziele wieder, der Grund wird anschließend automatisiert zugeordnet. Man muss also nichts mehr im Fahrtenbuch erfassen, es speichert alle Informationen ab und ist rechtssicher. 

Für die Vorlage beim Finanzamt lassen sich die Daten in der App als PDF oder Excel auf den Computer exportieren und können anschließend weitergeleitet werden. Wer mit einem elektronischen Fahrtenbuch unterwegs ist, muss sich nicht mehr um die Aufzeichnungen kümmern, alles funktioniert automatisiert und zuverlässig. 

Arbeitsprozesse verbessern – dank Fahrtenbuch mit Rechtssicherheit

Durch die automatische und sichere Aufzeichnung entfällt innerhalb der Firmen ein enormer Verwaltungsaufwand für die einzelnen Fahrzeuge. Elektronische Erfassungen sind somit zeitsparend und können in großen Unternehmen für fundamentale Veränderungen sorgen. Durch die eingesparte Zeit und die ermittelten Daten lassen sich ganze Prozesse problemlos anpassen und verbessern. Das spart Arbeitszeit und auch Geld, man kann das Fahrtenbuch von überall aus pflegen. 

Überblick über jedes Fahrzeug und alle Fahrzeugkosten

Das Fuhrparkmanagement hat jedoch weitere Aufgaben, als die bloße Einteilung der einzelnen Fahrzeuge, es muss zusätzlich einen Überblick über die Kosten behalten und diese, wenn möglich, senken. In der Smartphone-App des GPS-Programms kann das Flottenmanagement mit wenigen Klicks wichtige Informationen rund um den Fuhrpark einsehen und basierend auf diesen Daten handeln. 

So lässt sich der Kraftstoffverbrauch jedes Wagens stetig überprüfen, auch die Kilometerstände und das Baujahr sind einsehbar, mithilfe dieser Informationen ist schnell ersichtlich, wann die nächsten Wartungen oder Inspektionen fällig sind. So lassen sich größere Reparaturen an Fahrzeugen vermeiden oder vorab erkennen.

Zudem ist das Fuhrparkmanagement auch für die Führerscheinkontrolle der Fahrer zuständig, diese ist zweimal jährlich erforderlich und kann anschließend im System wieder eingepflegt werden. Anhand der Kilometerstände und der Fahrtzeiten ermittelt die Software auch die Geschwindigkeiten und kann ein Bild zur Fahrweise der einzelnen Fahrer wiedergeben.

Prozesse optimieren: einfach, per App mit hoher Benutzerfreundlichkeit

Durch die moderne Gestaltung mit Software und App ist ein solches Fahrtenbuch selbsterklärend und bedarf selten einer umfassenden Einweisung. Jedoch steht ein Support des Anbieters bei Fragen zur Verfügung. 

Die Fahrdaten rund um Fahrer und Fahrzeug erleichtern die Aufgaben der Disposition nachhaltig, denn für zukünftige Planungen kann man auf selbst erhobene Informationen zurückgreifen. Das ermöglicht eine effiziente und verlässliche Gestaltung von Arbeitsabläufen. Mithilfe der Echtzeitortung sind auch kurzfristige Anpassungen kein Problem, sie lassen sich leicht in die Planung integrieren. Durch den Wegfall des manuellen Fahrtenbuches sind die erhobenen Daten kurzfristig abrufbar und stehen unmittelbar zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden. 

Kinderleicht Kosten sparen: Ein digitales Fahrtenbuch führen

Die Auswertung des Fahrtenbuchs ist zu jeder Zeit möglich und erlaubt eine exakte Auflistung aller Informationen rund um das Fahrzeug. Gefahrene Kilometer, Kraftstoffverbrauch und Verschleiß sind so jederzeit ermittelbar, das erleichtert es, wichtige Entscheidungen zu treffen und Arbeitsabläufe anzupassen. 

Mit Fuhrparkmanagement Software für einen besseren Überblick und leichtere Koordination der Fahrer

Mittels technischer Neuerungen und Telematik ist Tracking im Unternehmen kein Problem mehr, denn eine genaue Fahrzeugortung lässt sich innerhalb weniger Sekunden durchführen und erleichtert den Arbeitsalltag sowie alle Prozesse rund um den Fuhrpark und die Koordination des Unternehmens. Durch die flexible Anpassung der Route können auftretende Probleme und Verspätungen früher erkannt werden, das erleichtert die Abwicklung und die Tourenplanung, auch für zukünftige Fahrten. 

Moderne Technik ist einfach zu Bedienen und in den meisten Fällen auch selbsterklärend, in großen Unternehmen sind solche Neuerungen nicht mehr wegzudenken, denn sie entlasten den Arbeitsalltag und sorgen für die gewünschte Optimierung. So ist es möglich, dass die Effizienz des Unternehmens nachhaltig gesteigert werden kann. Mittels der erhobenen Daten ist die Fuhrparkverwaltung von Firmenwagen besser möglich, auf eventuelle Unstimmigkeiten kann schnell reagiert werden, das sorgt für zusätzliche Einsparungen.