Kilometerpauschale – Die Fahrtkostenpauschale 2025

Personen, die beruflich viele Kilometer mit dem Fahrzeug zurücklegen, können eine Entfernungspauschale vom Finanzamt erstatten lassen. Hier ist die Rede von einer Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale, bei der pro Kilometer ein fester Betrag angegeben ist. Die Pauschale kann man erstatten lassen, indem das zu versteuernde Einkommen in der Steuererklärung angegeben wird. Man kann somit die entstandenen Fahrtkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen und steuerlich geltend machen. 

Wie die Kilometerpauschale abgerechnet wird und wie sich die Berechnung zusammensetzt, das erklären wir genauer in diesem Artikel. 

Die Kilometerpauschale und wie Arbeitnehmer sie korrekt für die Steuer berechnen können

Die Kilometerpauschale bestimmt, welchen Betrag man für Fahrtkosten oder durch Dienstreisen mit dem privaten PKW erstattet bekommt. Die grundsätzlichen Reisekosten auf Dienstreisen werden durch den Arbeitgeber gezahlt, diese werden dann später als Betriebsausgaben durch das Finanzamt ausgeglichen. Hierzu zählen außerdem: Fahrten zu Geschäftsessen oder Fortbildungen, Reisen zwischen zwei Einsatzorten und Kundenbesuche. Werden diese Aufwendungen nicht vom Arbeitgeber übernommen, so kann man diese in der Steuererklärung ansetzen und die genaue Erstattung berechnen.

Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Freiberufler oder Unternehmer können die Kosten durch das eigene Verkehrsmittel bei der Steuer unter den Werbungskosten ansetzen. Bei Dienstreisen mit einem Firmenfahrzeug darf keine Kilometerpauschale angesetzt werden, da der Arbeitnehmer in diesem Fall keine Aufwendungen tragen muss. Um die steuerlichen Vorteile und Berechnungen für ein Firmenfahrzeug zu verstehen, kann ein Firmenwagenrechner hilfreich sein, der die anfallenden Kosten und den geldwerten Vorteil übersichtlich darstellt.

Bei der Erstattung der Fahrtkosten darf man die Pendlerpauschale nicht mit der generellen Kilometerpauschale verwechseln. Diese unterscheiden sich wie folgt: 

Erhöhte Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale gilt für Fahrten zwischen Ihrem Wohnort und Ihrer ersten Arbeitsstätte ab dem ersten Kilometer.

Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale

Die Kilometerpauschale ist nicht nur für Autofahrer und Motorradfahrer gedacht. Auch Personen, die zu Fuß, mit dem Fahrrad, E-Bike, öffentlichen Verkehrsmitteln (Nah- oder Fernverkehr) oder in Fahrgemeinschaften zur Arbeit fahren, können diese nutzen.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale?

• 30 Cent pro Kilometer: Gilt für die ersten 20 Kilometer, unabhängig vom Verkehrsmittel.
• 38 Cent pro Kilometer: Ab dem 21. Kilometer, wenn ein eigenes Fahrzeug (z. B. Auto oder Fahrrad) genutzt wird.

Änderungen ab 2025?

Aktuell gibt es keine bestätigten Änderungen der Kilometerpauschale, die speziell Fahrten mit Fahrrädern oder E-Bikes für dienstliche Reisen mit 0,20 Euro pro Kilometer fördern. Eine Expertenkommission hat jedoch vorgeschlagen, das Steuersystem zu vereinfachen:

• Einführung einer Arbeitstagespauschale von 6 Euro pro Arbeitstag, die bisherige Pauschalen ersetzt.
• Für Fernpendler (mehr als 25 Kilometer Entfernung zum Arbeitsplatz) ist eine feste Pauschale pro Kilometer vorgesehen.

Diese Vorschläge sind bislang nicht gesetzlich umgesetzt.

Wichtige Hinweise zur Abrechnung

• Kosten für beruflich veranlasste Fahrten mit dem Privatwagen können mit 0,30 Euro pro Kilometer abgerechnet werden.
• Das Finanzamt berücksichtigt dabei den kürzesten Weg (nicht Hin- und Rückfahrt).
• Wenn der Arbeitgeber die Fahrtkosten übernimmt, kann er sie steuerfrei erstatten.

Für wen ist die Fahrtkostenpauschale relevant und wer kann die Pauschale pro Kilometer in der Steuererklärung geltend machen?

Sinnvoll ist die Kilometerpauschale nicht nur für Pendler, grundsätzlich gilt: Wer mit dem privaten PKW seinen Arbeitsweg zurücklegt, kann bei der Steuer die Kilometerpauschale ansetzen, sie wird vom Finanzamt berücksichtigt, egal wie viel Strecke man zurücklegt. Hier gilt es zu prüfen, ob es sich im Einzelfall lohnt, kurze Strecken bringen meist wenig bis kaum Erstattung. 

Fahrtenbuch führen und Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale berechnen

Unternehmen müssen den Kilometersatz auch für Firmenfahrzeuge erfassen, unabhängig davon, ob Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden. Wird ein Firmenfahrzeug privat genutzt, ist das Führen eines Fahrtenbuchs Pflicht. Denn Privatfahrten gelten als geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss folgende Informationen enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden:

• Start- und Zielort der Fahrt
• Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
• Zweck der Reise (z. B. Kundenbesuch)
• Beteiligte Personen (vollständiger Name)
• Kennzeichnung als private oder dienstliche Fahrt

Für private Fahrten sind keine Details erforderlich, nur die Kilometerzahl muss erfasst werden.

Alternative: Die 1%-Regelung

Wenn das Führen eines Fahrtenbuchs zu aufwendig ist, kann die 1%-Regelung genutzt werden. Dabei wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet:

• 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (im Zeitpunkt der Erstzulassung) wird monatlich versteuert.
• Der ursprüngliche Neupreis gilt, auch bei Gebrauchtwagen oder älteren Fahrzeugen.

Diese Methode spart Zeit, kann aber steuerlich ungünstiger sein, da der Bruttolistenpreis oft über dem tatsächlichen Wert des Fahrzeugs liegt.

Vorteile und Nachteile

• 1%-Regelung: Einfach und zeitsparend, aber möglicherweise teurer.
• Fahrtenbuch: Genau und potenziell günstiger, jedoch aufwendig.

Für Mitarbeiter und Unternehmen ist es wichtig, die Vor- und Nachteile beider Optionen abzuwägen, um die optimale Lösung zu wählen.

Das Fahrtenbuch 2025 im Wandel – den Arbeitsweg und jede Fahrt digital ermitteln

Weniger Aufwand haben Unternehmen hingegen, wenn sie das Fahrtenbuch digitalisieren, das wird auch anerkannt. Hierzu müssen lediglich ein elektronisches Fahrtenbuch, eine Art von GPS-Tracker, in der Flotte der Firma angebracht werden. Diese lassen sich in ein digitales System einbinden. Da diese Geräte alle Daten zum Fahrzeug erfassen und somit auch den Standort des Fahrers jederzeit preisgeben, muss dieser der Nutzung zustimmen. 

GPS-Geräte arbeiten mithilfe von Satellitensignalen, diese werden von dem Tracker selbst empfangen. Anhand der Übertragungsdauer und der gesendeten Informationen kann das Gerät genau ermitteln, wo es sich befindet und wie schnell es bewegt wird. Das ermöglicht eine exakte Aufzeichnung aller Wege und Positionen, also alle Daten, die auch ein Fahrtenbuch benötigt. 

Zu den GPS-Trackern erhält der Nutzer eine passende Software, in der er die Gadgets verwalten und einsehen kann. Dort werden die erfassten Daten gesichert und für das Amt aufbereitet. Der Benutzer muss lediglich manuell den Zweck der einzelnen Fahrten ergänzen, Dauer, Kilometerstand und Reiseziel werden automatisiert gespeichert, das handschriftliche Fahrtenbuch entfällt somit gänzlich.